Factura Electrónica Integrada en QuickBooks Ecuador: Simplifica tu Contabilidad

         

     

Factura Electrónica para QuickBooks en Ecuador

Actualización 2024

A partir de junio de 2024, el SRI ha implementado nuevos cambios en la Factura Electrónica para QuickBooks en Ecuador. Estos cambios afectan la manera en que las empresas deben gestionar sus comprobantes electrónicos, tanto en el esquema On-line como Off-line, según la última Ficha Técnica publicada por el SRI.

Nuevos Requisitos para la Información de la Forma de Pago

El SRI ha ampliado los campos requeridos para la información de la forma de pago, lo que implica un mayor control y seguimiento de los recursos utilizados por los compradores. Esto permite un análisis más detallado del uso del sistema financiero, especialmente para verificar el origen de los fondos en transacciones comerciales.

• Efectivo: Se debe justificar claramente el origen de los fondos, ya que las transacciones en efectivo podrían estar sujetas a controles adicionales para prevenir el lavado de dinero.
• Ingresos Anuales: Las empresas e individuos deben asegurar que sus ingresos declarados coincidan con sus transacciones. Por ejemplo, si se declara un ingreso anual de $24,000, cualquier gasto que supere esta cantidad debe estar debidamente justificado.

El Uso de Dinero Electrónico en Ecuador

El dinero electrónico sigue siendo una herramienta clave en Ecuador, facilitando transferencias, depósitos bancarios y pagos con tarjeta de crédito o débito. En 2024, su adopción ha aumentado, permitiendo a las empresas ahorrar tiempo y reducir riesgos asociados con el manejo de efectivo.

Comentario Actualizado

La carga administrativa y tributaria sigue recayendo sobre comerciantes y empresarios ecuatorianos, quienes deben adaptarse individualmente a estos cambios en sus sistemas de software. Actualmente, el SRI no ofrece una solución centralizada o un soporte eficiente, lo que genera costos adicionales para las empresas.

¿Solución? Se recomienda que el SRI desarrolle una plataforma unificada y de bajo costo que facilite la presentación de declaraciones tributarias y permita a las empresas subir sus archivos XML directamente, optimizando el proceso de cumplimiento tributario.

¿Se atendió esta solicitud? Sí, con la implementación de la Retención 2.0 versión ATS, que simplifica la gestión de documentos electrónicos.

Esta actualización proporciona una visión clara y detallada de cómo estos cambios afectan a las empresas en Ecuador en 2024.

Saludos cordiales,

   

       

Servicios de Apoyo Contable y Auditoría en QuickBooks [Guía Completa]

         

     

Servicios de Apoyo Contable y Auditoría del Sistema

Tutoriales Destacados

• Personalizar Barra de Herramientas
• Cómo Proteger Archivos o Bases de Datos
• Conciliación Bancaria y Cuentas
• Reportes en QuickBooks Ecuador
• Reportes Financieros en QuickBooks Ecuador
• Ingreso de Información en QuickBooks
• Uso de Listas en QuickBooks Ecuador
• Uso del Calendario para Tareas Programadas
• Futuros Clientes y Prospectos
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• Mapas de Dirección para Mercadeo y Ventas
• Diarios Contables y Ajustes en QuickBooks Ecuador
• Ajuste de Formularios para Imprimir
• Cruce de Cuentas entre Clientes y Proveedores
• Item de Inventario en QuickBooks
• Ingreso de Intereses Bancarios
• Inventarios Avanzados en QuickBooks
• Conozca sus Resultados Contables

   

       

Cómo Aplicar Descuentos y Subtotales en QuickBooks.

         

     

Uso de artículos de descuento y subtotal en una factura 

En QuickBooks, no solo puedes aplicar un descuento mientras registras un pago, también puedes agregar un artículo de descuento directamente en la factura.

Si nunca has usado un artículo de descuento, aquí tienes cómo hacerlo:

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Paso 1: Crear un artículo de descuento

1. Selecciona el menú Listas, luego selecciona Lista de artículos.
2. Haz clic en el botón Artículo y selecciona Nuevo.
3. Elige Descuento en el menú desplegable de tipo y completa la información necesaria:
   • Puedes establecer un porcentaje de descuento o una cantidad fija.
   • Especifica la cuenta que se usará para rastrear tus descuentos.
4. Selecciona Aceptar cuando estés listo.

Importante: La posición del artículo de descuento en tu factura determina cómo se aplica el descuento.

• Si necesitas aplicar un descuento al total de varios artículos, usa un artículo de Subtotal seguido del artículo de descuento para que el descuento se aplique correctamente.

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Paso 2: Agregar el artículo de descuento a tu factura

QuickBooks calcula un descuento basado en los artículos que están por encima del artículo de descuento en la factura.

Importante para descuentos de cantidad fija:
Si hay otros artículos entre el artículo de descuento y los artículos a los que se debe aplicar, QuickBooks distribuye el descuento proporcionalmente entre todos los artículos intermedios. Esto podría afectar el cálculo de tu impuesto sobre ventas.

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Opciones para aplicar descuentos

Opción 1: Descuento para un solo artículo

1. Coloca tu producto o servicio en la factura como lo harías normalmente.
2. En la línea inmediatamente después, coloca tu artículo de descuento.
3. Asegúrate de que los valores de impuestos, tarifas y montos sean los que deseas. Si no es así, edita el artículo que creaste en el Paso 1.

Opción 2: Descuento para múltiples artículos

1. Coloca los artículos en la factura como lo harías normalmente.

   Consejo: Si tienes múltiples artículos y solo deseas descontar algunos, colócalos primero en la factura.

2. Una vez que los artículos estén organizados, coloca un artículo de Subtotal en la línea inmediatamente después. QuickBooks sumará el monto de todos los artículos anteriores.
3. En la siguiente línea, coloca tu artículo de descuento.
4. Asegúrate de que los valores de impuestos, tarifas y montos sean los que deseas. Si no es así, edita el artículo que creaste en el Paso 1.
5. Si tienes otros artículos que no deberían incluirse en el descuento, colócalos después del artículo de descuento antes de guardar la factura.

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Ejemplo práctico

Factura con descuento aplicado a todos los productos:

1. Agrega tres productos a la factura.
2. Coloca un artículo de Subtotal para sumar los productos.
3. Agrega un artículo de descuento del 10%.

Factura con descuento aplicado a un solo producto:

1. Agrega el producto al que deseas aplicar el descuento.
2. Coloca el artículo de descuento en la línea siguiente.
3. Agrega los demás productos después del artículo de descuento si no deben incluirse en el cálculo.

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Nota final: Usar correctamente los artículos de Subtotal y Descuento te permite controlar con precisión cómo se aplican los descuentos en tus facturas, asegurando cálculos exactos para los impuestos y montos totales.

   

       

Cómo configurar el inventario en QuickBooks Desktop

         

     

 

Cómo configurar el inventario en QuickBooks Desktop

Pasos para configurar el inventario:

1. Ve al menú Listas y selecciona:
   • Lista de artículos (en Windows).
2. Haz clic en:
   • Nuevo artículo desde el botón Artículo (Windows).
3. Selecciona el tipo de artículo que deseas crear.
4. Completa los campos del artículo.
5. Utiliza los Campos personalizados para agregar información específica.
6. Haz clic en Guardar.

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Campos comunes para todos los tipos de artículos:

Nombre/número del artículo

Escribe el nombre que desees para el artículo (máximo 31 caracteres).

Descripción

Usa este campo para agregar información detallada sobre el artículo.

Sub-artículo de

Marca la casilla si deseas que el artículo sea un sub-artículo de otro existente.

Precio/tarifa/monto

El campo varía según el tipo de artículo:

• Precio de venta (Inventario): Monto que cobras por el producto (igual o mayor al costo).
• Tarifa (Servicio): Monto cobrado al cliente, ya sea tarifa fija o por hora.
• Precio (Parte no inventariada): Precio que cobras al cliente.
• Monto (Otro cargo): Cantidad o porcentaje. Si es un porcentaje, incluye el signo %.

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Información de compras y ventas

La información de compra y venta aparece cuando:

• Creas una Parte de inventario.
• Seleccionas:
  • Este artículo se compra y vende para un cliente específico (Parte no inventariada).
  • Este servicio lo realiza un subcontratista (Servicio).
  • Este ensamblaje lo compro de un proveedor (Solo Windows).
  • Este es un cargo reembolsable (Otro cargo).

Descripción en transacciones de compra

Descripción que aparece en órdenes de compra y facturas.

Descripción en transacciones de venta

Descripción que aparece en facturas, órdenes de venta, estimaciones y recibos de ventas.

Costo

Introduce el costo del artículo al momento de comprarlo.

Cuenta de gastos

Cuenta utilizada para rastrear el gasto de compra del artículo.

Cuenta de costos de bienes vendidos (COGS)

Cuenta que rastrea el costo total de producción de los bienes vendidos.

Proveedor preferido

Nombre del proveedor habitual del inventario.

Precio de venta

Monto que cobras por el artículo, debe ser igual o mayor al costo.

Cuenta de ingresos

Cuenta utilizada para rastrear las ganancias por la venta del artículo.

Código de impuestos

Selecciona el código de impuestos si cobras impuestos sobre ventas para este artículo.

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Información de inventario

Estos campos aparecen al seleccionar Inventario como tipo de artículo.

Cuenta de activos

Generada automáticamente por QuickBooks.

• Activos corrientes: Convertibles a efectivo en un año.
• Activos fijos: No convertibles a efectivo en un año.

Punto de reorden

QuickBooks te recuerda reordenar el artículo cuando el inventario alcanza este número.

Cantidad en existencia

Cantidad de stock disponible.

• Para nuevos artículos: introduce cero.
• Para artículos existentes: introduce el último recuento.

Valor total

Valor total del stock disponible.

• Nuevos artículos: introduce cero.
• Artículos existentes: introduce el valor del último recuento.

Fecha de inventario

Fecha en que aplican el punto de reorden, cantidad en existencia y valor total.

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Campos adicionales según tipo de artículo

Artículo de grupo

• Incluye una lista de artículos con sus cantidades.
• Selecciona Imprimir artículos en un grupo si deseas que los artículos individuales aparezcan en facturas y transacciones.

Artículo de pago

• Método de pago: Selecciona cómo deseas recibir pagos al usar este artículo en transacciones.
• Opciones de depósito:
  • Agrupar con otros fondos no depositados: Agrega el pago a la cuenta de fondos no depositados.
  • Depositar en: Agrega el pago a la cuenta seleccionada.

   

       

QUICKBOOKS ECUADOR Y QBR SINCRONIA

         

     

QuickBooks-QBR Trabajo Sincronizado

QBR permite la sincronización de datos de QuickBooks para facilitar reportes fiscales, contables y la impresión de documentos en español.

¿Qué hace QBR?

• Automatización de retenciones y diarios contables
• Generación de archivos XML para ATS-F104-F103
• Impresión de cheques y egresos en español
• Sincronización con bancos y auditoría de documentos

Descargar QBR

   

       

Optimización Contable con QuickBooks

         

     

Optimización Contable con QuickBooks

QuickBooks ofrece herramientas que transforman la gestión contable y mejoran la eficiencia en las empresas ecuatorianas. A continuación, exploramos sus principales beneficios:

Optimización Contable

Optimización Contable

QuickBooks permite automatizar tareas contables rutinarias, como la facturación, el seguimiento de gastos y la preparación de informes financieros. Esto reduce errores humanos y libera tiempo para actividades estratégicas.

Automatización Empresarial

Automatización Empresarial

La implementación de QuickBooks conlleva importantes ventajas:

• Reducción de tiempo: Automatiza registros y captura de datos, minimizando tareas manuales.
• Menos errores: Reduce fallas asociadas a la intervención humana en procesos repetitivos.
• Gestión de facturas: Simplifica y acelera la administración de facturas, mejorando relaciones con proveedores.

Toma de Decisiones

Toma de Decisiones

Con QuickBooks, las empresas obtienen datos financieros precisos y organizados, lo que facilita la evaluación de alternativas y decisiones estratégicas informadas.

Implementación en Ecuador

Implementación en Ecuador

QuickBooks es una solución ideal para empresas en Ecuador, ya que optimiza la gestión financiera y asegura el cumplimiento de las normativas fiscales locales, brindando una base sólida para decisiones estratégicas.

Con estas características, QuickBooks se convierte en una herramienta esencial para la optimización contable y empresarial.

   

       

         

     

 Aprenda cómo agregar, editar y eliminar artículos en QuickBooks Desktop para Windows y Mac.

Los artículos son cualquier cosa que su empresa compra, vende o revende, como productos, cargos por envío y manejo, descuentos e impuestos sobre ventas (si corresponde). Aparecen como una línea en facturas u otros formularios de ventas.

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Agregar artículos

Tipos de artículos

Crear un artículo

Agregar un artículo según lo necesite

Crear varios artículos

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Editar artículos

Actualizar la información del artículo

Cambiar el tipo de artículo

Duplicar un artículo

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Eliminar artículos

Combinar dos artículos

Ocultar un artículo

Eliminar un artículo

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Preguntas frecuentes

¿Cuántos artículos puedo configurar en QuickBooks?

¿Cuántos caracteres puedo usar para el nombre del artículo?

¿Cuántos artículos puedo usar en un grupo?

¿Cuántos artículos se pueden agregar a un artículo de ensamblaje?

¿Por qué los artículos aparecen con un monto negativo en mi factura?

¿Por qué no puedo usar un artículo de descuento en una orden de compra?

¿Cómo puedo descontar todos los artículos en mi factura?

¿Cuál es la diferencia entre niveles de precios y descuentos?

Si cambio el precio de un artículo, ¿afectará a mis transacciones existentes?

   

       

Tipos de artículos

         

     

Tipos de artículos

Servicio

Un servicio que ofreces a un cliente. Puedes crear servicios cobrados por trabajo o por hora.

Parte de inventario

Un producto que compras para vender.

Nota: No puedes usar este artículo si no has activado la sección de Artículos de Inventario y Preferencias de Inventario.

Parte no inventariada

Un producto que:

• Compras pero no vendes.
• Vendes pero no compras.
• Compras y vendes, pero no almacenas ni rastreas como inventario.

Otros cargos

Usado para cargos de envío, recargos u otros conceptos que aparecen en tus facturas.

Subtotal

Un artículo que suma los elementos anteriores en facturas y otras transacciones de ventas. Puedes subtotalizar Cantidad, Precio, Costo y columnas personalizadas numéricas.

Grupo

Un artículo de grupo permite agrupar múltiples artículos. Por ejemplo, si usualmente tienes un cargo por envío junto con otro cargo, puedes crear un artículo de grupo con esos dos elementos.

Ensamblaje

Un ensamblaje es un producto que creas a partir de otras partes y rastreas en el inventario. Solo las ediciones Premier y Enterprise incluyen ensamblajes.

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Artículos que realizan cálculos

Descuento

Un descuento reduce el precio de artículos específicos por un porcentaje o una cantidad fija. Puedes tener más de un artículo de descuento para diferentes tipos de descuentos. Por ejemplo, un descuento para clientes mayoristas y otro para compras por volumen.

Consulta Uso de artículos de descuento y subtotal en una factura para más información.

Pago

Si recibes un pago total o parcial como depósito, puedes registrarlo como un artículo en la línea de una factura.

Artículo de impuesto sobre ventas

Si cobras impuestos sobre ventas, puedes crear artículos de impuestos sobre ventas para cada impuesto que cobres.

Grupo de impuestos sobre ventas

Este artículo se usa para múltiples impuestos que forman parte de un impuesto total mayor. Por ejemplo, un impuesto sobre ventas que combina impuestos estatales, municipales y de condado.

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Consejos adicionales

• Elige el tipo de artículo que mejor se ajuste a tus necesidades comerciales.
• Asegúrate de que las configuraciones necesarias (como el seguimiento de inventario) estén activadas antes de agregar ciertos tipos de artículos.

   

       

Retención 2.0 Manual para Quickbooks Ecuador

         

     

Crear Retención 2.0 Manualmente 

Abra QBR y seleccione Rentencion 2.0.

Abra QBR y seleccione dentro de la informacion del sujeto retenido.

"Tipo ID" Al desplegar encontrara un listado de documentos para escoger.
"Nombre" Del sujeto a retener se persona natural o empresa 
"Direccion" Con todos los caracteres que tenga la Factura
"Correo" Hasta cuatro para reenviar 
"Telefono" Puede lenar varios separados con - 
"Cuentas" Se despliega un listado el cual debe escoger la cuenta de contabilidad 
"Sustento Tributario" Cuentas que indica el SRI para futuras reclamaciones 

"Documento Objeto de Retención" Es para el ingreso de información sobre un documento que será objeto de retención.

"Comprobante" Selección de tipo de comprobante, como 01-Factura.
"Fecha de emisión" Fecha en que se emitió el comprobante
"Numero de comprobante" El número de factura o documento.
"Autorización" Campo para ingresar el número de autorización del comprobante
"Base Renta" Monto base sobre el cual se calculará el impuesto a la renta, si aplica.
"Forma de Pago" Opción para seleccionar la forma de pago
"Base IVA" Campo para ingresar el monto de la base imponible del IVA
"Total Documento" Suma de las Bases Renta y Base IVA.

Retención 2.0

"Establecimiento" Código del establecimiento donde se emite el comprobante
"Pto Emi" Punto de emisión donde se realizó la transacción.

"No. Retencion" Número de secuencia del comprobante de retención

"Fecha" Fecha en la que se realiza la retención

"Clave de Acceso" Número único generado para cada transacción de retención

"Base Df." Base imponible IVA.

"Base 0" Base imponible IVA cero.

"Códigos" Cabecera 

"Código" Selección del código específico de retención aplicable. Detengamonos un momento para su comprension. 

Al colocar el codigo que va a retener y pasar con (TAB) se abriran un listado desde el sri explicando cuales son los codigos a retener y sus detalles.

"Base" Monto base sobre el cual se calculará la retención aparecera la base inponible.

"Descripción" Detalle del concepto o tipo de transacción.

"Porcentaje" Porcentaje de retención aplicable a la base.

"Retenido" Valor calculado de la retención sobre la base aplicando el porcentaje.

"CodigoQB" Selección de un código asociado en QuickBooks. Lo que nos permitira colocar el item que tenga para el efecto, ya no es indispensable una configuracion personalizada. 

"Eliminar" Opción para eliminar la fila correspondiente si es necesario.

"ID Extranjero" Botón: Abre una opción adicional para registrar datos de retenciones aplicadas a entidades extranjeras, si aplica.

"Memo" Espacio para escribir notas o detalles adicionales sobre la transacción de retención

"Firmar" Check box para firmar y enviar ocasionalmente al SRI, cuando se trate de una retencion con la nomativa para personas naturales que tengan que hacerlas. aparecera al dar un clic la pesataña de firmar y enviar.

“Adjuntar” Opción para adjuntar archivos relevantes a la transacción. Cada línea de archivo tiene opciones para añadir (+) o eliminar (X).

Botones de Acción:

"Comp. Aut." Abre opciones de comprobantes enviados, si están Recibidos o no. 

"Guardar sin firmar" Guarda la transacción de retención sin la firma electrónica.

"Imprimir" Genera una versión imprimible del comprobante de retención.

"Imprimir Diario" Imprime el asiento diario relacionado con la transacción.

"Cerrar" Cierra la pantalla actual.

Nota: Puede crear manualmente las retencion 2.0 si le llega solo el PDF si no tiene el XML, solo llene manualmente la informacion del documento que correstonda. 

Luego proceder a realizar la retencion, combirtiendo un documento preimpreso en elctronico. 

   

       

Cómo Configurar el Facturador Electrónico en QuickBooks Ecuador | Guía Paso a Paso para SRI

         

     

CONFIGURAR SU FACTURADOR

1.- Haga Clic en Parametrización y seleccione Comprobantes Electrónicos

Complete los campos solicitados para cada punto de emisión de los documentos.

Seleccione el template específico para cada punto de emisión asignado en QuickBooks para el efecto. Si es un cliente especial, ingrese el código asignado por el SRI.

Debe ingresar el código asignado por Inoobee o SRI, según corresponda, para cada empresa. De esta manera, se iniciará el Facturador para cada punto de emisión, y estará listo para la facturación desde QBfacturador.

   

       

Guía Completa sobre Retención 2.0: Gestión y Detalles en QuickBooks Ecuador

         

     

Retención 2.0 en QuickBooks Ecuador

La Retención 2.0 es una herramienta esencial para gestionar y automatizar las retenciones de impuestos en las transacciones comerciales. En esta guía, te mostraremos cómo se utiliza dentro de QuickBooks para optimizar la contabilidad y asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias en Ecuador.

Área de Compras y Reportes de Retención 2.0

En el área de compras de QuickBooks, los reportes generados a través de Retención 2.0 permiten visualizar y verificar cada documento registrado, garantizando que toda la información esté en línea con las regulaciones fiscales.

Elementos del Reporte de Retención 2.0

• Tipo de Comprobante: Indica el tipo de documento registrado (por ejemplo, "Factura").
• Tipo Emisión: Especifica si es "Electrónico" o "Físico".
• Cantidad: Número de documentos relacionados.
• Base Imponible: Valor sobre el cual se calcula el IVA.
• IVA: Muestra el monto del IVA aplicado.
• Notas de Crédito/Débito (G.N.D): Indica si hay alguna nota asociada.

Este reporte es fundamental para auditar transacciones y asegurar que los datos contables sean precisos.

Detalle del Comprobante y Reporte de Compras

1. Nombre del Proveedor: Información de la empresa o persona de la cual se han recibido los documentos.
2. RUC: Número de Registro Único de Contribuyentes.
3. Total: El monto total de la transacción registrada.

Funcionalidades Adicionales en Retención 2.0

• Comparar Recibidos SRI: Verifica que los documentos coincidan con los registrados en el SRI.
• Exportar a QuickBooks: Exporta la información directamente al software para una integración contable.
• Recibidos XML: Permite revisar los documentos XML recibidos.

Estas funcionalidades facilitan la gestión contable y el cumplimiento fiscal.

Conclusión

La Retención 2.0 es una herramienta indispensable para la correcta gestión fiscal de las transacciones empresariales en Ecuador. Utilizando QuickBooks y su funcionalidad de Retención 2.0, tu empresa podrá garantizar el cumplimiento tributario de manera eficiente.

Conoce más sobre Retención 2.0 en QuickBooks

   

       

COMPRAS

         

     

 

   

       

CIERRE DEL SISTEMA QBR

         

     

Razones del Cierre y No Apertura del Sistema QBR

El sistema QBR puede experimentar problemas de cierre y no apertura debido a la falta del archivo XML, que es fundamental para la correcta generación del PDF. Sin este archivo, el sistema no puede funcionar adecuadamente.

¿Qué es QBR?

QBR es un generador tributario y una herramienta diseñada para manejar y automatizar procesos relacionados con la retención de impuestos. Está adaptada para la nueva versión de "Retención 2.0", permitiendo a las empresas cumplir con sus obligaciones fiscales de manera eficiente. QBR ayuda a generar documentos de retención, ajustarse a los cambios normativos y aplicar correctamente tasas y códigos tributarios según la legislación vigente en Ecuador.

Para medianas y pequeñas empresas en Ecuador y América Latina, QBR es una solución que mejora la eficiencia administrativa. Garantiza el cumplimiento de obligaciones fiscales y optimiza los procesos contables, permitiendo que las empresas se concentren en sus operaciones principales y no en las complicaciones tributarias.

¿Qué es la Retención 2.0 tipo ATS y su estructura?

La Retención 2.0 tipo ATS en Ecuador es una evolución de los comprobantes de retención, creada para cumplir con la resolución NAC-DGERCGC22-00000024 del Servicio de Rentas Internas (SRI). Esta resolución tiene como objetivo modernizar y simplificar el proceso de retención de impuestos mediante la integración de un sistema de archivos electrónicos.

Este sistema estandarizado y digital permite a los contribuyentes reportar las retenciones realizadas de manera más fácil, mejorando la fiscalización y control del SRI. Además, la Retención 2.0 reduce errores manuales, facilita el cumplimiento fiscal y garantiza que la información esté disponible en tiempo real.

Representación de la Estructura de la Retención 2.0 tipo ATS en Ecuador

Conclusión

Para que el sistema QBR funcione correctamente, es imprescindible que el archivo XML esté presente. La ausencia de este archivo causa la ruptura del PDF y evita que el sistema cumpla su función. Por lo tanto, asegúrese de contar con el XML para garantizar la operatividad del sistema y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.